A elaboração do inventário patrimonial é um processo natural em qualquer empresa que deseje quantificar e ter um controle assertivo dos seus bens.

Esse processo é necessário, principalmente, em casos de fusões e aquisições, criação de holding patrimonial, auditorias financeiras e no fechamento do exercício fiscal, dentre outras necessidades.

Isso ajuda a ter clareza em relação ao patrimônio líquido da companhia e, inclusive, identificar possíveis desvios antes que se torne uma grande bola de neve.

Vamos entender a seguir a importância desse instrumento e como fazer o inventário patrimonial de uma empresa passo a passo.

O que é inventário patrimonial?

Em resumo, o inventário patrimonial é um processo de levantamento e registro de todos os bens, direitos e obrigações de uma empresa. 

Para isso, é realizada, de forma detalhada, a identificação, descrição e valoração de todos os ativos e passivos da organização. 

Esse procedimento abrange desde os imóveis, maquinários e equipamentos até os estoques, contas a receber e dívidas a pagar.

Por que fazer um inventário patrimonial?

Como o inventário patrimonial traz informações precisas em relação aos ativos da empresa, ele é um instrumento essencial na tomada de decisões estratégicas.

Por isso, essa é uma das primeiras e mais importantes práticas de uma empresa que deseja implantar boas práticas de gestão.

Além disso, o inventário é fundamental para cumprir obrigações legais, como prestações de contas aos acionistas, elaboração de relatórios contábeis e fiscais e  cumprimento das normas de auditoria, dentre outras.

Ou seja, são vários os motivos para realizar e manter atualizado o inventário patrimonial da sua empresa, sob pena de tomar decisões erradas ou sofrer punições pelo não cumprimento de obrigações.

Como fazer o inventário patrimonial de uma empresa?

Para realizar esse trabalho, defina profissionais organizados, metódicos e sistemáticos, pois isso será fundamental para ter uma visão mais clara possível do negócio.

Veja a seguir as principais etapas neste processo de elaboração do inventário patrimonial:

1) Planejamento

O primeiro passo é realizar um planejamento cuidadoso do inventário patrimonial.

É como uma viagem de carro em que, antes de partir, é necessário definir o destino, traçar a rota, estabelecer os recursos necessários e determinar o tempo de viagem. 

Da mesma forma, no inventário, é importante definir quais ativos e passivos serão incluídos, determinar a equipe responsável pelo levantamento e estabelecer os prazos e recursos necessários.

Dentre estes recursos podem estar, por exemplo:

• Contratação de um profissional especializado em inventário patrimonial;
• Aquisição de um software de gestão patrimonial;
• Etiquetas de identificação contendo informações como código de barras, número de série ou identificação única do ativo;
• Acesso a documentações que comprovem a propriedade dos ativos, como notas fiscais, contratos de compra e venda, registros de patente etc.
• Equipamentos de escaneamento ou leitura de códigos de barras;
• Etc.

2) Identificação

Em seguida, é preciso identificar todos os ativos da companhia.

Vamos considerar, por exemplo, o caso de uma empresa de construção civil com uma grande quantidade de ativos.

Nessa etapa, você vai listar:

• Terrenos;
• Imóveis em construção;
• Máquinas e equipamentos;
• Veículos;
• Estoques de cada material utilizado nas construções;
• Contas a pagar e a receber;
• Responsável pelo bem dentro da empresa;
• Valor de aquisição;
• Fotografia do bem;
• Dentre outros ativos e obrigações.

É importante atribuir um código ou identificador único para cada item, pois isso facilitará o controle e a localização posteriormente.

3) Descrição

A etapa seguinte é realizar uma descrição detalhada e minuciosa de cada ativo, com todas as suas características, bem como sua localização física.

Por exemplo, ao descrever um veículo, mencione sua marca, modelo, ano de fabricação, placa, quilometragem, onde está localizado e sob a responsabilidade de qual funcionário.

Essas informações ajudam a acompanhar a vida útil dos ativos, facilitar a manutenção e o controle de estoques, além de evitar possíveis desvios.

4) Valoração

Essa é uma das partes mais estratégicas e que, geralmente, exige a atuação de um profissional ou empresa especializada em inventário patrimonial, como a Mansur Gestão Contábil.

Isso porque é necessário definir o valor de cada um desses ativos, com diferentes critérios de avaliação para cada caso.

Por exemplo, os terrenos podem ser avaliados pelo valor de mercado. Já as máquinas e equipamentos podem ser avaliados pelo valor contábil, considerando as depreciações acumuladas.

Os critérios mais comuns são:

• Custo de aquisição: Considera o valor real pago no ativo. É utilizado principalmente para bens adquiridos recentemente. Por exemplo, se uma empresa comprou um veículo por R$50.000, o valor registrado no inventário será o mesmo, desde que não ocorram depreciações ou desvalorizações significativas.
  
• Valor de mercado: Baseia-se no preço que um ativo poderia ser vendido no mercado em determinado momento. É o caso de imóveis e ações negociadas em bolsas de valores, por exemplo. Nesse sentido, o valor de mercado é obtido por meio de cotações e negociações recentes do ativo.
  
• Valor justo: É determinado conforme o valor que seria acordado entre duas partes independentes, em condições normais de mercado. Essa avaliação geralmente é feita por especialistas, como avaliadores imobiliários ou consultores financeiros.
  
• Valor contábil: Trata-se do  valor registrado no balanço patrimonial da empresa, levando em consideração depreciações, amortizações e eventuais perdas de valor. É um método utilizado principalmente para ativos tangíveis, como imóveis, equipamentos e veículos. O valor contábil é obtido subtraindo-se as depreciações acumuladas do valor original do ativo.
  
• Fluxo de caixa descontado: É utilizado para ativos que geram fluxo de caixa ao longo do tempo, como investimentos financeiros ou projetos de longo prazo. Consiste em projetar os fluxos de caixa futuros do ativo e descontá-los para o valor presente utilizando uma taxa de desconto apropriada. Esse método leva em consideração o valor do dinheiro no tempo e os riscos associados ao investimento.

5) Saneamento

Com todos os ativos devidamente identificados, valorados e registrados, é necessário fazer uma análise inteligente para corrigir possíveis inconsistências e divergências de informações.

O primeiro passo é fazer uma revisão detalhada dos registros contábeis e documentações relacionadas aos ativos. 

Com isso, é possível identificar possíveis erros, omissões ou duplicidades nos registros, como bens não contabilizados, ativos com informações incorretas ou desatualizadas, entre outros.

Deve ser realizada também a conciliação entre os saldos contábeis e físicos dos ativos, comparando as informações registradas nos livros contábeis com a contagem física dos bens. 

Essa etapa permite identificar discrepâncias entre os registros e a realidade física da empresa.

E, por fim, caso sejam identificadas pendências ou irregularidades durante o saneamento, é importante tomar as medidas necessárias para regularizar a situação. 

Isso pode envolver a atualização de registros, a correção de lançamentos contábeis, a retificação de documentos ou a obtenção de informações adicionais.

Neste processo deve-se ainda tomar as medidas necessárias para padronização e uniformização das informações, caso seja identificada alguma inconsistência na etapa de registro.

6) Relatório final e definição de regras

Para finalizar com chave de ouro, é preciso organizar todas as informações em relatórios detalhados sobre os ativos da empresa.

É importante também definir as regras relacionadas a quais áreas e funcionários podem ter acesso a determinados ativos, para facilitar o controle desses bens.

Por exemplo, em casos de bens utilizados externamente, precisa estar clara a regra de quem poderá utilizá-los, por quanto tempo e em quais ocasiões.

Como fazer o inventário patrimonial de uma empresa com a Mansur Gestão Contábil

Com mais de 50 anos de tradição, a Mansur Gestão Contábil tem como uma de suas especialidades a implantação de holding patrimonial e familiar.

O inventário patrimonial é um dos instrumentos mais importantes neste processo e, portanto, contamos com especialistas para realizar o inventário da sua empresa de forma segura.

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